Comment rédiger un résumé de réunion (avec des exemples) (2024)

Participer à des dizaines de réunions par semaine fait qu’il n’est pas toujours facile de se remémorer les discussions et les décisions qui ont été prises. Bien que ce soit une bonne idée de désigner un employé pour prendre en chargecomptes rendus des réunionsounotes de réunion, ce genre de ressource n'est pas toujours disponible, surtout pour des discussions plus informelles.

Cela étant dit, il est toujours utile de noter ce qui a été discuté lors d’une réunion. Non seulement cela vous aidera à vous souvenir de ce qui a été dit, mais cela constituera un excellent document de référence pour vous permettre de suivre la progression du projet. Si quelqu’un n’a pas pu assister à la réunion, vous pouvez également lui fournir un précieux récapitulatif.

Pour vous aider à vous souvenir davantage et à oublier moins,Compagnona créé un guide pour rédiger un résumé de réunion efficace afin de conserver une trace de vos réunions.

• Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ?
• Un résumé versus un procès-verbal de réunion
• Comment rédiger le résumé de votre prochaine réunion
• Exemples de résumé de réunion (Email)
• Exemple de résumé de réunion (Fellow)
• Derniers conseils pour rédiger un bon résumé de réunion

Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ?

Un résumé de réunion est une version moins formelle du procès-verbal de réunion. Il s’agit souvent d’un email envoyé en récapitulatif ou en suivi de réunion qui donne un aperçu général de la discussion qui a eu lieu et sert de rappel des tâches qui ont été assignées aux différents membres de l’équipe. En mettantéléments d'actiondans cet e-mail, avec les employés affectés à leurs responsabilités spécifiques avec des dates d'échéance, le résumé de la réunion tient chaque membreredevable. Votre e-mail ou votre résumé de réunion doit également inclure toute autre mise à jour importante ou information sur le projet abordée lors de la réunion.

Le but du résumé de votre réunion est de vous aider, vous et les membres de votre équipe, à vous souvenir des détails importants qui ont été divulgués au cours de la réunion. Une réunion efficace signifie donner suite à cet e-mail qui pourra être référencé à l'avenir en cas de questions ou de besoins de clarification. Mieux encore, tous les clients ou employés qui n’ont pas pu assister à la réunion peuvent être informés des points importants.

N'oublie jamais ce qui a été dit

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Quelle est la différence entre un résumé et un procès-verbal de réunion ?

Un résumé de réunion est moins formel qu’un procès-verbal de réunion et il est également un peu moins détaillé. Là où les procès-verbaux de réunion constituent davantage une documentation complète et officielle d’une réunion, le résumé de la réunion est bref et concis. Le procès-verbal de la réunion comprendra une liste de tous les participants, unordre du jour détaillé de la réunion, actions, décisions,délais, progressions et dates. Ils ont également tendance à inclure la manière dont la réunion s'est déroulée, commeLes règles de procédure de Robert. À l’inverse, vous souhaitez que votre résumé soit rédigé dans un langage facile à comprendre et direct. N'oubliez pas qu'avant tout, le résumé de votre réunion est destiné à votre propre bénéfice et à votre mémoire des sujets discutés, alors utilisez votre propre approche et votre propre style qui seront les plus efficaces pour vous.

Comment rédiger le résumé de votre prochaine réunion

Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est un résumé de réunion et en quoi il diffère des procès-verbaux de réunion formels, voici quelques conseils qui garantiront que le compte rendu d'une réunion correspond à tout ce dont vous avez besoin :

1Prendre des notes détaillées pendant la réunion

Lorsque nous parlons de prendre des notes détaillées lors d’une réunion, nous entendons noter toute information qui vous intéresse. Lorsque vous disposez des ressources disponibles, c’est une excellente idée deavoir un preneur de notesqui peuvent simplement partager leurs notes avec vous pour votre propre interprétation. Si vous n’avez pas de personne supplémentaire disponible pour vous aider, envisagez la possibilité de faire tourner le preneur de notes afin que la responsabilité n’incombe pas toujours à la même personne. Si vous êtes votre propre option finale, concentrez-vous sur l'ordre du jour de la réunion et les décisions prises sous chaque point de l'ordre du jour. Assurez-vous de noter qui est affecté à quelles responsabilités et les décisions clés prises.

2Mettre en évidence les décisions clés prises

Comme nous l'avons brièvement mentionné, assurez-vous de mettre en évidence toutdécisions clésqui ont été faites lors de la réunion. Si vous souhaitez documenter quoi que ce soit, documentez les décisions clés qui ont été prises afin de pouvoir y donner suite. De cette façon, lorsque vous examinerez vos notes, vous pourrez déchiffrer les types d'implications que ces décisions ont eu et comment assurer le suivi en conséquence.

Conseil de pro ! Si vous utilisez un outil de gestion de réunions commeCompagnon, vous pouvez utiliser différentes couleurs pour étiqueter différents types de décisions. Cela vous permettra de rester organisé afin que vous sachiez exactement avec qui vous devez faire un suivi et quand.

3Attribuez des actions claires pendant la réunion

Le deuxième point important pour documenter les décisions est de noter les actions qui ont émergé de la réunion. Bien qu'il soit utile de noter les tâches à accomplir, vous pouvez réellement optimiser le résumé de votre réunion en notant également qui a été affecté à cette action et une date limite exacte, en marquant la date à laquelle elle est due. Cela vous permettra de rester au courant des étapes à suivre pour atteindre les objectifs fixés lors des réunions précédentes. Utilisez un outil commeFellow pour suivre les actions de votre réunion, afin que vous n’ayez pas à le faire manuellement. Cela vous permettra de rester plus organisé et vous donnera plus de temps pour vous concentrer ailleurs.

4Partagez les notes de réunion avec tous les participants

Cela semble intuitif, mais une partie importante de la rédaction du résumé de votre réunion consiste en fait à l'envoyer à tous les participants… Une astuce rapide pour trouver votre liste d'employés à qui l'envoyer est simplement de copier et coller l'invitation de votre calendrier. En dehors de cette liste, pensez aux clients ou aux employés d'autres groupes qui pourraient bénéficier d'un rattrapage rapide de ce qui a été discuté lors de la discussion de la réunion. Encore une fois, si vous utilisez un outil de gestion de réunions commeCompagnon, vous pouvez utiliser la fonctionnalité simple à utiliser « envoyer des notes » pour gagner du temps dans la rédaction d'un e-mail. Puisque nous savons qu’il n’y a qu’un nombre limité d’heures dans une journée, nous vous soutenons avec ces raccourcis.

5Inclure une note soulignant ce qui a été convenu lors de la réunion

C'est une excellente idée d'inclure une note vers la fin du résumé de votre réunion qui inclut tous les accords qui ont été conclus. En notant ces accords, vous indiquez également qui est responsable de respecter sa part du marché. De cette façon, les membres de l'équipe peuvent se tenir les uns les autresresponsable et assumer ses responsabilitéspour avoir donné leur parole. Vous pouvez garder cela court et agréable, même en rédigeant cette partie du résumé de la réunion sous forme de points afin qu'elle soit facile à lire et à comprendre.

6Joindre les pièces justificatives, si nécessaire

Lorsque cela est logique, joignez tous les documents justificatifs qui pourraient aider à brosser un tableau un peu plus clair. Lors d'une réunion efficace, ces documents sont généralement joints à l'invitation, vous n'avez donc plus de travail supplémentaire à faire. Demandez-vous si des documents ou des informations vous ont été fournis à l'avance. S'ils vous ont aidé à préparer la réunion, pensez à les joindre également au bénéfice de vos coéquipiers. Ces pièces justificatives ne doivent pas nécessairement être formelles. Il peut également s'agir d'articles ou de billets de blog qui vous ont fourni des informations précieuses.

7Inclure un rappel de la prochaine date de réunion

C’est une belle touche d’ajouter un rappel de la date où aura lieu votre prochaine réunion. Ce compte rendu d'une réunion donne aux participants une idée du temps dont ils disposent pour commencer leurs actions afin de fournir une sorte de mise à jour la prochaine fois qu'il y aura une discussion. Si une invitation n’a pas encore été envoyée, elle offre également aux futurs participants la possibilité de l’inscrire dans leur propre calendrier et de se préparer à la prochaine discussion.

Exemples de résumé de réunion (e-mail)

Exemples de résumé de réunion (Fellow)

Avec Fellow, le résumé de votre réunion est formaté et prêt à être envoyé à tous les participants en un seul clic ! Voici un exemple de la facilité avec laquelle il peut être envoyé à l’ordre du jour de votre réunion :

Derniers conseils pour rédiger un bon résumé de réunion

1. Utilisez le résumé pour clarifier les attentes.Le résumé de la réunion est une excellente occasion declarifier toutes les attentesque vous souhaiteriez définir avec votre équipe. Assurez-vous de souligner ce que vous attendez d'eux et quand afin que votre équipe puisse se tenir, ainsi que ses collègues, responsables de leurs tâches.
2. La répétition est importante, ne vous sentez pas mal d'être « répétitif » avec les prochaines étapes/objectifs/etc.. Si quelque chose est super important, répétez-le ! Plus les membres de votre équipe liront un certain point, plus ils se souviendront de son importance. Les employés sont beaucoup plus susceptibles d'agir sur la base des informations qu'ils ont vues à plusieurs reprises dans un e-mail plutôt que sur une brève mention, alors ne soyez pas timide et soulignez les points importants.
3. Les résumés de réunion peuvent être un excellent outil pour garantir que tout le monde quitte la réunion sur la même page.La distribution des procès-verbaux de vos réunions est un excellent moyen de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Il est facile de construire nos propres compréhensions et conclusions des réunions, mais lorsque vous mettez les informations les plus importantes dans le résumé de la réunion, cela confirme sur quoi l'employé doit se concentrer et garantit que les individus ne se détournent pas de l'essentiel.objectifs importants.